Het Orthopedagogisch Centrum Sint-Idesbald is de overkoepelende naam voor hun initiatieven in buitengewoon onderwijs, zorg voor personen met een handicap, jongerenwelzijn en sociale economie. Ze werken als organisatie binnen Broeders van Liefde met zo’n 425 medewerkers en zijn de laatste jaren enorm aan het groeien. Iris Verhaeghe, diensthoofd logistieke dienst en milieucoördinator: “Deze groei houdt in dat wij continu bouwen en verbouwen. De nood aan meer structuur op het vlak van onze technische dienst werd dan ook steeds nadrukkelijke
Van chaos naar structuur
“Vroeger was er geen inventaris van onze 10 paviljoenen, de lokalen en de locatie van ons materiaal”, vertelt Iris Verhaeghe. “Er was ook geen performant systeem om alle meldingen van defecten of to do’s te beheren, met veel tijdverlies en dubbel werk als gevolg. We hadden geen overzicht van de meldingen of van de uitgevoerde werken. Er was een overload aan mails, we liepen vaak onnodig heen en weer en er was een gebrek aan rapportage. Toen we via onze moederorganisatie Broeders van Liefde mee konden intekenen op een openbare aanbesteding voor een nieuw softwarepakket, heeft onze directeur administratief – facilitair Dirk Allemeersch geen seconde getwijfeld.
Kick-off
Broeders van Liefde heeft op basis van objectieve criteria en de gezamenlijke wensen gekozen voor Orbid JobRunner. Vandaag werken drie van hun organisaties met de software. “JobRunner matcht het best met onze noden”, vertelt Iris Verhaeghe. “De software biedt veel mogelijkheden, maar bevat ook niet onnodig veel functionaliteiten. Daarnaast is het pakket merkbaar voordeliger dan de concurrentie. Broeders van Liefde heeft ervoor gekozen om, na een algemene kick-off door Orbid, de software zelf te configureren en de data in te voeren. Doordat we er met drie organisaties mee werken, konden we bij elkaar terecht voor vragen.”
“Onze gebouwen en lokalen zijn vandaag al geïnventariseerd in Jobrunner en momenteel brengen we ons materiaal in kaart. Verschillende collega’s geven al via de Messenger app van JobRunner meldingen door. We gebruiken Jobrunner ook om ons periodiek onderhoud in te plannen. Zo kan ik bijvoorbeeld periodiek de werkbonnen afdrukken voor onze poetsdames. Bovendien houden we in JobRunner ook de facturen bij van nieuw aangekocht materiaal, denk maar aan frigo’s, om zo onze garanties op te volgen.”
Rapportering
“JobRunner biedt enorm veel voordelen”, gaat Iris Verhaeghe verder. “Dankzij de inventarisatie van lokalen en materiaal kunnen we alles efficiënter aanpakken, van een eenvoudige herstelling tot een grote verhuis. Ook het bijhouden van facturen, de garantie-opvolging en jaarlijkse keuringen verlopen heel vlot. En als de milieu-inspectie de laatste keuring van een gebouw vraagt, kan ik dit onmiddellijk in JobRunner downloaden. Heel gemakkelijk en efficiënt dus. Er zijn bovendien veel mogelijkheden op het vlak van rapportering. Zo houden we het verbruik van de technische dienst bij, maar evengoed het kostenplaatje van grotere projecten zoals de implementatie van Wifi over de volledige site. Na een arbeidsintensief begin zal onze technische dienst dankzij JobRunner binnenkort op volle toeren draaien.