Muriël Mayeens, coördinator dienst gebouwen bij Groep Gidts: "Onze taken variëren van kleine herstellingen via onderhoud van gebouwen tot grote infrastructuurprojecten. We hebben ongeveer 41.000 vierkante meters bebouwde oppervlakte, dus daar komt veel bij kijken. Als we bijvoorbeeld nieuwe woningen plaatsen, stemmen we steeds zo goed mogelijk af met de bewoners. We bekijken samen wat er nodig is om het gebouw voor hen zo functioneel mogelijk te maken. Bovendien zorgen we dat de gebouwen zeer flexibel zijn zodat we vlot aanpassingen kunnen doen aan de wijzigende zorgvraag én technologische ontwikkelingen, denk maar aan het plaatsen van automatische deuren. We werken daarvoor nauw samen met specialisten en beschikken over een eigen expertisecentrum.
Dubbel werk
Op onze technische dienst werken we met 16 personen, waarvan 12 technische medewerkers. Daarnaast beschikt Groep Gidts nog over een preventiedienst en een logistieke dienst. Vroeger werkte elke dienst volgens zijn eigen methode, met als gevolg dat er te veel dubbel werk was en voor dezelfde zaken bijvoorbeeld meerdere Excel-lijsten gebruikt werden. Daarnaast was er veel handmatig werk en gebrekkige info. Technische problemen werden bijvoorbeeld door medewerkers of bewoners gemeld via verschillende kanalen en vervolgens overgetypt in Excel. Als iemand een melding doorgaf over een defecte lamp, was het vaak gissen naar de locatie van die lamp.
Daarom gingen we op zoek naar een uniform systeem dat werkbaar is voor de verschillende diensten. Zodat we manueel werk kunnen vermijden en betere info kunnen verzamelen. We zochten een eenvoudige en transparante tool die past bij onze noden, namelijk alle informatie borgen, onze meldingen opvolgen en zorgen voor voldoende communicatie naar de werking toe.
We hebben verschillende softwarepakketten bekeken en na een infosessie over JobRunner uiteindelijke gekozen voor de Orbid-software.
Orbid JobRunner
Vandaag zijn we JobRunner volop aan het uitrollen binnen onze organisatie. We bouwen het pakket systematisch op. Hoe beter we de data ingeven, hoe meer winst we eruithalen. Zo hebben we al onze gebouwen en lokalen een uniform nummer gegeven. Die hebben we toegevoegd aan onze preventieplannen en vervolgens samen met Orbid geïmporteerd in JobRunner. Als iemand vandaag bijvoorbeeld een melding maakt van een defect toestel, moet hij aanduiden in welk lokaal dit toestel zich bevindt. Zo zijn de aanvragen veel effectiever.
Alle technische meldingen en opdrachten voegen we toe aan JobRunner. We houden dus alle taken bij, de geleverde oplossing en de hoeveelheid gespendeerde tijd. Bovendien gebruiken we JobRunner ook voor ons stock-en toestelbeheer. Zo kunnen we alles beter opvolgen.
Efficiënt en transparant
Dankzij JobRunner werken we vandaag al efficiënter, transparanter en uniformer. De tool biedt ons een bepaalde manier van inplannen, wat uiteraard veel werkbaarder is dan Excel. We verzuipen niet meer in de klusjes. Bovendien is het gewoon een leuke tool om mee te werken.
In de toekomst zullen we onder andere JobMessenger implementeren, de tool binnen JobRunner waarmee medewerkers op een vlotte manier meldingen kunnen doorgeven. Bovendien willen we de communicatie met de aanvragers nog verbeteren, onder andere door hen automatisch te informeren over de status van de melding, en verder investeren in een duidelijke en transparante rapportage.