U bent ingeschreven op de Orbid nieuwsbrief

Terug

Business Central: 10 tips om uw financiële processen te optimaliseren

Business Central, de nieuwste ERP van Microsoft, helpt u om uw boekhouding, sales, service en operations te verbinden. Dankzij deze all-in-one oplossing kan u uw bedrijfsprocessen stroomlijnen, uw klanten nog beter ondersteunen én betere beslissingen nemen. Hieronder geven wij u graag 10 tips mee om uw financiële processen te optimaliseren en de werking binnen uw organisatie te vereenvoudigen.

Verkrijg snelle inzichten door middel van de uitgebreide drill down functionaliteiten - Orbid

1) Drill down vanop het startscherm

Business Central maakt het gemakkelijk om in één oogopslag een goed idee te krijgen hoe uw bedrijf ervoor staat. Afhankelijk van uw functie in het bedrijf krijgt u gepersonaliseerde inzichten op het startscherm. De startpagina valt dus volledig te personaliseren.

U ziet meteen de maandelijkse omzet, de openstaande verkoop- en aankoopdocumenten en de achterstallige bedragen. U kan zelf bepalen wie deze zaken kan zien.

Wanneer u klikt op de KPI’s (Key Performance Indicators), krijgt u een “drill-down” menu om onderliggende details te zien ter analyse.

Drill down vanop het startscherm in Business Central - Orbid

2) Drill down via 'factboxes'

Business Central maakt gebruik van factboxes om gebruikers snel van inzichten te voorzien. Deze zijn in Business Central beschikbaar op een consistente manier.

Naast de mogelijkheid om Power BI visualisaties weer te geven in de factbox, ziet u meteen de consistente look & feel van Business Central. In de factboxes wordt gebruik gemaakt van tegels waarmee u snel inzicht krijgt over openstaande documenten én hier ook direct naar kunt navigeren.

Onder de tegels hebt u meteen toegang tot belangrijke informatie bijvoorbeeld over uw klanten. Zo ziet u het saldo, de openstaande orders en hun status, betalingen en vervallen bedragen. Al deze getallen beschikken opnieuw over een drill-down functionaliteit. U kan er dus op doorklikken om in enkele seconden acties te ondernemen indien nodig.

Drill-down via factboxes in Business Central - OrbidDrill-down via factboxes in Business Central - Orbid

3) Stel filters in als views voor snelle overzichten

De filterfunctionaliteit is sterk aanwezig in Business Central en laat toe om lijsten te filteren op basis van meerdere velden en condities. Bovendien is het ook mogelijk om views te creëren van deze filters.

U kan een onbeperkt aantal views aanmaken waartussen u snel kan switchen. Deze functionaliteit is beschikbaar op alle lijsten binnen Business Central. Views zijn een alternatieve weergave van gegevens of de lay-out op een bestaande pagina.

4) Automatiseer uw inkomende facturen via OCR

Bedrijven met een groot aantal inkomende facturen verliezen veel tijd en indirect ook veel geld voor het ingeven van facturen. Via de OCR (“Optical Character Recognition”) oplossing 'Continia Document Capture' zorgt Orbid voor de automatisering van de inkomende leveranciersfactuurflow.

Zaken zoals goedkeuring via een webportaal, matching met de ontvangst of het aankooporder en de factuurlijnherkenning zijn allemaal mogelijk met deze oplossing. Hierbij betaalt u enkel gebaseerd op het aantal documenten dat per maand wordt ingescand.

Hoe werkt dit?:

  • Leveranciersfacturen worden doorgestuurd naar het e-mailadres 'invoices@...'
  • Vervolgens scant de tool de facturen automatisch in en registreert ze in Business Central, waarbij de factuur zelf in pdf-formaat beschikbaar is
  • Optioneel kan u deze automatisch laten uitsturen ter goedkeuring

5) Gebruik de integratie met Excel voor diversendagboek

Er kan snel veel tijd kruipen in het opmaken van diversenboekingen. Via de Excel-integratie in Business Central kan u boekingen ingeven of plakken in Excel en vervolgens meteen uploaden naar Business Central.

Er wordt dan een Excel bestand gedownload met een rechtstreekse connectie naar Business Central. U kan het formaat van dat bestand aanpassen naar wens en vervolgens steeds openen vanuit uw verkenner of bureaublad.

De Excel-integratie is ook voor tal van andere zaken in Business Central beschikbaar zoals het bijwerken van prijslijsten, creëren van nieuwe klanten en leveranciers, enz…

6) Corrigeer snel foutieve boekingen via 'corrigeren' of 'annuleren'

Het gebeurt soms dat een factuur reeds geboekt is maar dat het achteraf een foutieve boeking blijkt te zijn. Hiervoor bestaat er in Business Central een handige correctie functionaliteit met drie opties:

  • Corrigeren: de geboekte factuur wordt automatisch tegen geboekt en er wordt een nieuwe factuur opgesteld met dezelfde informatie. Deze factuur kan u dan uiteraard nog aanpassen alvorens ze wordt geboekt.
  • Annuleren: de geboekte factuur wordt tegen geboekt via een creditnota.
  • Een corrigerende creditnota maken: er wordt een creditnota gecreëerd om de factuur tegen te boeken die u zelf nog kan aanpassen indien nodig.

Corrigeer snel foutieve boekingen via 'corrigeren' of annuleren - Orbid

​7) Elimineer repetitieve ingaven door middel van standaarddagboeken en factuursjablonen

Het gebeurt vaak dat u facturen of boekingen hebt die min of meer hetzelfde zijn. Waarom zou u die telkens opnieuw ingeven als er hiervoor een oplossing bestaat? Zowel voor in- als verkoopfacturen heeft u de mogelijkheid om sjablonen aan te maken in Business Central.

Ook voor diversenboekingen bestaan sjablonen. U kan gebruikmaken van standaarddagboeken om grote boekingen op te slaan als een sjabloon die u vervolgens gewoon kan oproepen en hergebruiken.

8) Spreid kosten en inkomsten met deferrals voor een realistische resultaatweergave

Of het nu om inkoop- of verkoopfacturen gaat of over diversenboekingen, in Business Central kan u gebruikmaken van uitstelsjablonen, beter gekend als “deferrals”. Bepaalde kosten en inkomsten spreidt u liever over een bepaalde periode om een realistische resultaatweergave te kunnen voorleggen. Via uitstelsjablonen kan u dit proces automatiseren.

In een uitstelsjabloon kan u verschillende berekeningsmethodes selecteren zoals: gelijk per periode, lineair, dagen per periode of een zelf gedefinieerde berekening. Dankzij een simulatie zie je perfect hoe de boeking eruit zal zien.

9) Vereenvoudig transacties in vreemde munten met de wisselkoerssynchronisatie

Voor bedrijven die internationale handel drijven en mogelijks transacties in vreemde munt hebben, heeft Business Central een wisselkoerssynchronisatie met de ECB voorzien. Op deze manier heeft u dagelijks de meest recente wisselkoers beschikbaar in Business Central. Dit resulteert in minder werk om de wisselkoersen achteraf te herwaarderen en in een meer nauwkeurige weergave van de cijfers.

10) Betaal uw leveranciers via de integratie met Isabel

Uw leveranciers betalen kan eenvoudig in Business Central dankzij de integratie met Isabel. Via het betalingsdagboek creëert u een xml bestand dat u vervolgens upload op het portaal. Via één export worden dus al uw leveranciers in één keer betaald.

Eerst en vooral genereert u de betalingsvoorstellen vanuit het betalingsdagboek. U vult de laatste vervaldatum in tot wanneer u betalingen wil uitvoeren. U heeft ook de optie om contant kortingen mee te nemen; deze worden dan automatisch verrekend indien u binnen de termijn betaalt.

Vervolgens worden de betalingsregels gegenereerd en kan u het betalingsbestand exporteren en tenslotte uploaden op Isabel.

Met de extensie 'Voorspelling voor te late betaling' kan u uitstaande vorderingen verminderen door te voorspellen of verkoopfacturen op tijd worden betaald. Hoe meer u Business Central gebruikt en hoe meer gegevens u aan het model toevoegt, hoe nauwkeuriger voorspellingen worden.

Conclusie

In Business Central zijn er dus standaard verschillende efficiëntieverbeteringen en automatisaties beschikbaar die de werking binnen uw organisatie eenvoudiger maken. 

Vergeet bovendien niet dat er jaarlijks twee major releases zijn met tal van nieuwe features, zodat u ook in de toekomst mee kan met hetzelfde ERP-systeem!

Interesse

In eerste interesse om Business Central te gebruiken om de boekhouding van uw bedrijf te beheren? Ontdek dan meer over de Business Central FIT Finance van Orbid.

Bent u geïnteresseerd om zowel uw boekhouding, sales, service en operations te verbinden met de all-in-one oplossing van Microsoft Dynamics 365? Lees dan hier meer om te kijken wat Business Central nog voor u kan betekenen.

Ontdek Business Central    Ontdek Business Central FIT Finance    Contacteer ons
 


 


 

 





 

Contacteer me over deze oplossing

  • Wij beheren uw gegevens conform onze privacyverklaring

Onze aanpak

FlexStaffing: flexibele ondersteuning in ICT, Software en HR

Dankzij de Orbid FlexStaffing kan u rekenen op de flexibele ondersteuning van experten in de domeinen ICT, Software en HR. Tijdelijk of op lange termijn, bij u ter plaatse of vanop afstand: Orbid biedt een brede waaier aan mogelijkheden om u te ondersteunen, op maat van uw onderneming.

Lees meer »