Contact

Link Business & IT

De digitale wereld om ons heen is continu in verandering. Ook in de dagdagelijkse werking op de werkvloer zijn tools onderhevig aan wijzigingen en zetten organisaties stappen richting implementatie van Microsoft 365 toepassingen of ERP en CRM systemen. Technische implementatie is één ding, maar de medewerkers meekrijgen in de verandering is de echte uitdaging.

Hoe pas je Microsoft 365 praktisch toe? Hoe pak je User Adoption aan?

User adoption Microsoft

Hoe krijg je iedereen mee in de noodzakelijke verandering?

"User adoption" kan je zien als de verzameling van alle inspanningen die men binnen een bedrijf stelt om alle medewerkers in staat te stellen om een nieuwe applicatie, software of technologie vakkundig te gebruiken, te omarmen en te integreren in hun dagdagelijkse activiteiten.

User adoption is veel meer dan "alleen maar training geven", het is een combinatie van training, communicatie, ondersteuning en betrokkenheid creëren.

Bij zo'n user adoption traject stellen wij de gebruikers centraal en streven wij ernaar om, op het einde van het traject, niet alleen de nodige kennis te hebben overgebracht, maar ook het enthousiasme over het gebruik en de toegevoegde waarde van de nieuwe applicatie.

Op die manier leggen we de focus op het optimaal gebruik van Microsoft 365 via de praktische toepassing binnen de organisatie.

Een aantal voorbeelden waar user adoption aangewezen is:

  • de implementatie van Microsoft 365 binnen een organisatie
  • Het gebruik van Teams en al z'n mogelijkheden (als deel van de MS 365 suite)
  • Het introduceren van een nieuwe ERP-software
  • De implementatie van een nieuw facturatieprogramma
  • De introductie van een nieuw (of een aangepaste versie van een bestaand) orderverwerkingssysteem
  • Het gebruik van een totaal nieuwe communicatietechnologie
  • ….

Lees verder onder de foto.

Microsoft 365 wel geïnstalleerd maar niet gedragen door de organisatie

© image source

A technology is only as good as it's user adoption

Digital change

Waarom zou je tijd stoppen in user adoption?

Waarom zou je tijd stoppen in user adoption als je ook het tool gewoon kan installeren en een handleiding erbij stoppen?  Bij User Adoption gaat het over veel meer dan kennis overbrengen. Als je streeft om de medewerker centraal te zetten , te enthousiasmeren, het nut van de nieuwe applicatie of software te doen inzien, dan heeft dit een hele resem andere positieve zaken tot gevolg.

Een goed user adoption traject helpt op verschillende vlakken

DE WEERSTAND TEGEN VERANDERING TE MINIMALISEREN

DE GEBRUIKERSTEVREDENHEID TE VERHOGEN

UNIFORMITEIT, CONSISTENTIE EN STANDAARDISATIE TE VERKRIJGEN

DE PRODUCTIVITEIT TE VERHOGEN

SAMENWERKING EN COMMUNICATIE TE VERGEMAKKELIJKEN

FUNCTIONALITEITEN VAN DE NIEUWE TECHNOLOGIE ZO OPTIMAAL MOGELIJK TE GEBRUIKEN

DE NODIGE AANPASSINGEN AAN VERANDERENDE BEDRIJFSBEHOEFTEN TE HELPEN REALISEREN

DE RETURN ON INVESTMENT TE MAXIMALISEREN

Wat is een user adoption traject?

Een User Adoption traject is een proactieve benadering om ervoor te zorgen dat de introductie van nieuwe technologieën in lijn is met de doelstellingen van de organisatie, de mogelijke verstoring tot een minimum beperkt en de voordelen voor zowel de organisatie als haar werknemers maximaliseert. Het is een cruciaal onderdeel van succesvolle technologie-implementatie en -gebruik.

Een succesvol user adoption traject is een combinatie van communicatie, training, ondersteuning en voortdurende betrokkenheid

1

Bepalen van de user adoption strategie

Elke organisatie is anders en de impact van de introductie van een nieuwe technologie, software of applicatie kan verschillend zijn. Het is niet alleen budgettair belangrijk, maar met een goede strategie bereidt men zich ook beter voor op de komende veranderingen.

2

Opzet van duidelijke communicatie

Zowel bij de start van een traject waarbij een duidelijke kick-off communicatie meteen de toon juist zet en medewerkers doet goesting krijgen om mee in te stappen, als in de loop van het traject is communicatie cruciaal. Ook tijdens het traject hebben medewerkers nood aan inzicht in de stand van zaken. Waar staan we in het traject? Wat hebben we reeds gerealiseerd? Welke succesverhalen kunnen we delen?

3

Integratie in de dagdagelijkse proceswerking

We vinden het noodzakelijk om bij een User Adoption traject, zoveel mogelijk te starten bij de huidige manier van werken en vandaaruit verder te bouwen. Het is immers noodzakelijk om te begrijpen hoe de nieuwe technologie de huidige manier van werken kan aanvullen/verbeteren. Vertrekken vanuit het proces en afspraken vastleggen. Wat is cruciaal in onze werking, wat zijn de knelpunten… hierop mappen we dan de nieuwe technologie.

4

Overbrengen van kennis via het "Train the trainer" principe:

We gaan op zoek naar medewerkers die gemotiveerd en kundig zijn om mee te helpen bij het introduceren van de nieuwe technologie en geloven sterk in het "Train the trainer" principe. Het is immers belangrijk dat de kennis druppelsgewijs in de organisatie terecht komt maar ook blijft en continu wordt upgedate. 

5

Aangepaste trainingsprogramma's voor verschillende gebruikersprofielen

Verschillende opties voor verschillende gebruikersprofielen vergroten het draagvlak. Niet iedereen is even leergierig, niet elke medewerker staat te springen voor digitale vernieuwing of is even snel mee met de nieuwe functionaliteiten. Zo helpen o.a. rolgebaseerde workshops, interactieve oefeningen en use case demonstraties om alle neuzen in dezelfde richting te krijgen.

6

Gebruik van feedbackmechanismes

Open communicatiekanalen voor feedback helpt in het ontdekken van verbeterpunten, maar biedt ook de nodige steun aan de medewerkers die hulp nodig hebben. Op die manier weten ze waar ze terecht kunnen met hun vragen en opmerkingen.

Microsoft 365 inspiratiesessie

In de afgelopen jaren schakelden veel bedrijven over naar het Microsoft 365 licentiemodel, maar heel wat onder hen zijn nog zoekende wat ze met alle applicaties nu concreet kunnen doen en hoe ze hun medewerkers hierin kunnen betrekken en enthousiasmeren. Krijg de eerste inzichten, boek een inspiratiesessie.

ONZE REALISATIES

Cases Firma X

De uitdaging van Firma X

Firma X

Welke uitdagingen helpt Lumeron oplossen? Ontdek een aantal concrete projectbeschrijvingen van onze klanten. Dit maakt het allemaal nog iets concreter.

Lees meer
Transport robbyns

Investeren in organisatiekwaliteit

Transport Robbyns

Hoe kan je in economische uitdagende tijden toch zorgen voor stabiliteit en groeiambities? Ontdek hoe Transport Robbyns dit heeft aangepakt en hoe Lumeron hen geholpen heeft. ​

Lees meer

INSPIRATIEBLOG

Periodisch orig

De Periodische tabel van Microsoft 365

Op welke manier kan je aan de slag met Microsoft 365? Lees meer over de chemie tussen de verschillende applicaties die Microsoft aanbiedt binnen de Microsoft 365 omgeving om efficiënt(er) digitaal samen te werken.​

Lees meer
Overstappen op een nieuwe digitale omgeving in Share Point

Overstappen naar een nieuwe omgeving - van server naar SharePoint

Het kopiëren en plakken van gegevens bij het overzetten naar een nieuwe omgeving is geen goed idee maar waarom?​ Wat ooit werkte op een server is misschien niet de beste manier in nieuwe omgevingen zoals SharePoint. 'Think with the end in mind', en denk na hoe je later zaken wil terugvinden.

Lees meer
5s infobeheer orig

Kan het '5S-principe' helpen bij informatiebeheer?

We zien heel wat bedrijven die vandaag de dag enorm worstelen met het doorgeven van informatie, het beheren van versies, het delen van gegevens, het onderscheiden van kritische en niet-kritische informatie. En dat in een tijdperk waar de digitale spirit en het gebruiksgemak van de digitale systemen hoog aangeschreven staan! Hoe is dit mogelijk?

Lees meer