Un système de gestion des documents permet une structure logique des documents et des droits
Les employés ont-ils du mal à trouver leurs documents ? Ont-ils le bon accès ? Orbid soutient votre processus de gestion documentaire en fournissant la structure adéquate pour votre organisation dans Microsoft SharePoint.
Navigation dynamique dans un système de gestion de documents
Lors de la recherche du bon document, il est important de disposer non seulement d'une structure logique, mais aussi d'une navigation claire et unique pour chaque collaborateur. De cette manière, vous garantissez que les personnes ne voient que ce qu'elles doivent voir et qu'elles peuvent trouver leur chemin dans tous les documents à chaque fois.
Flux de travail automatiques, classification et reconnaissance
La classification ou l'étiquetage des documents est un processus complexe du système de gestion des documents qui exige beaucoup des personnes impliquées. Heureusement, il est possible de simplifier ce processus en utilisant certains paramètres et/ou une certaine intelligence pour attribuer les étiquettes de sensibilité ou les types de documents appropriés.
En outre, il est possible d'identifier des éléments de contenu et de générer automatiquement le flux de travail approprié. Vous souhaitez traiter certains processus automatiquement ou les acheminer au bon endroit ? Grâce aux flux de travail automatiques, vous pouvez définir à l'avance le bon chemin avec les variables et les paramètres correspondants.
Moteurs de recherche intelligents
Grâce à une structure claire et à une classification adéquate, un moteur de recherche peut facilement trouver votre document parmi tous les autres. Vous pouvez encore optimiser ce processus en utilisant des outils tels que Microsoft Copilot, qui portent l'intelligence et l'efficacité des moteurs de recherche à un niveau encore plus élevé.
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Collaborer avec Orbid
Orbid commence toujours par une réflexion : Comment fonctionne l'organisation ? Quels sont les départements ? Quels sont les processus importants ? Nous traduisons toutes ces informations dans votre structure de documents et de droits, qui constitue la base de toute l'organisation. Pour ce faire, nous construisons la bonne structure sur la bonne plateforme avec les bons droits d'accès.
Ainsi, les gestionnaires de documents et les autres parties prenantes peuvent facilement trouver leurs documents dans leur propre environnement de travail et peuvent travailler et traiter les tâches de manière efficace.
Les avantages d'un logiciel de gestion documentaire grâce à Orbid
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Efficacité accrue
En mettant en œuvre une structure logique, une navigation dynamique, des flux de travail automatiques, une classification automatique et des moteurs de recherche intelligents, Orbid contribue à rationaliser le processus de gestion des documents. Il en résulte une efficacité accrue pour les employés dans la recherche, le traitement et la gestion des documents.
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Accessibilité et sécurité
Orbid aide à mettre en place un système de gestion documentaire qui garantit que les bons documents sont facilement accessibles aux bonnes personnes. Cela permet non seulement d'augmenter la productivité, mais aussi de garantir un environnement sécurisé où les informations confidentielles ne sont accessibles qu'aux personnes autorisées.
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Optimisation de la fonctionnalité de recherche
En fournissant une structure claire et une classification appropriée des documents, Orbid permet aux moteurs de recherche de fonctionner efficacement. En outre, Orbid fournit des outils avancés tels que Copilot, qui permettent aux moteurs de recherche d'atteindre un niveau encore plus élevé et d'améliorer leur intelligence. Les utilisateurs bénéficient ainsi d'une expérience de recherche plus rapide et plus précise, qui leur permet de trouver facilement le bon document parmi tous les autres.
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Une version unique et fiable des informations
Vous pouvez centraliser tous vos documents en un seul endroit, garantissant ainsi une version unique et fiable de vos informations. L'enfer des feuilles de calcul appartient définitivement au passé, vous permettant de gérer vos documents de manière plus efficace et simplifiée.
Regardez notre webinaire 'Productivity hacks in Office 365: comment SharePoint peut vous aider à travailler plus efficacement'
Découvrez Docuware
DocuWare et SharePoint sont tous deux des solutions logicielles permettant de gérer des documents et de faciliter la collaboration au sein d'une organisation, mais il existe des différences majeures entre eux : bien que les deux plateformes soient axées sur la gestion de documents et la collaboration au sein d'une organisation, elles diffèrent en termes d'orientation, d'intégrations, de personnalisation et de tarification. Le choix de la bonne plateforme pour une organisation donnée dépend de ses besoins spécifiques, de son budget et de son infrastructure informatique existante.
Qu'est-ce qu'un système de gestion documentaire ?
Un système de gestion documentaire (SGD), également connu sous le nom de logiciel de gestion documentaire, aide les entreprises à gérer, stocker et organiser correctement leurs documents sous forme numérique. Avec un SGD, les gestionnaires de documents peuvent facilement trouver, partager et collaborer sur les documents, tandis que l'accès aux informations sensibles est strictement sécurisé. Un bon système de gestion documentaire offre des fonctionnalités telles que la classification automatique, le contrôle des versions et des capacités de recherche avancées. Il en résulte une efficacité accrue, une sécurité renforcée et un accès centralisé à tous les documents commerciaux, ce qui permet aux entreprises d'optimiser leurs processus et de se conformer aux exigences légales.