Logische document- en rechtenstructuur

Vinden medewerkers moeilijk hun documenten? Hebben ze de juiste toegang? Orbid ondersteunt uw documentmanagementproces door de juiste structuur te bieden voor uw organisatie in Microsoft SharePoint.

Dynamische navigatie

In de zoektocht naar het juiste document is niet alleen een logische structuur belangrijk, maar ook een duidelijke navigatie die voor elke medewerker uniek is. Op deze manier garandeert u dat mensen alleen zien wat ze moeten zien en dat ze elke keer hun weg kunnen vinden door alle documenten.

Automatische workflows, classificatie & herkenning

Het classificeren of taggen van documenten is een complex proces dat veel vraagt van de betrokkenen. Gelukkig kunnen we dit proces vereenvoudigen door gebruik te maken van bepaalde parameters en/of intelligentie om de juiste gevoeligheidstags of documenttypen toe te wijzen. Bovendien is het mogelijk om inhoudelijke elementen te identificeren en automatisch de passende workflow te genereren. Wilt u bepaalde processen automatisch verwerken of op de juiste plaats laten komen? Met automatische workflows kan u het correcte pad op voorhand definiëren met de bijhorende variabelen en parameters.

Intelligente zoekmachines

Door een duidelijke structuur aan te brengen en een juiste classificatie te geven, kan een zoekmachine gemakkelijk uw document vinden tussen alle andere documenten. Dit proces kan u verder optimaliseren door het gebruik van hulpmiddelen zoals Copilot, die de intelligentie en efficiëntie van zoekmachines naar een nog hoger niveau tillen.

Contacteer onze experten

Samenwerken met Orbid

Orbid start steeds met het denkwerk: Hoe werkt de organisatie? Welke departementen zijn er? Welke processen zijn er van belang? Al deze informatie vertalen we naar uw documenten en rechten structuur, die de basis vormt voor de gehele organisatie. Hierin bouwen we de juiste structuur op het juiste platform met de juiste toegangsrechten. Dit garandeert dat medewerkers hun documenten gemakkelijk kunnen vinden binnen hun eigen werkomgeving en dat ze efficiënt kunnen werken en taken kunnen verwerken.

De voordelen van document management met Orbid

  • Efficiëntieverbetering

    Door het implementeren van een logische structuur, dynamische navigatie, automatische workflows, automatische classificatie en intelligente zoekmachines helpt Orbid bij het stroomlijnen van het document management proces. Dit resulteert in een verbeterde efficiëntie voor medewerkers bij het vinden, verwerken en beheren van documenten.

  • Toegankelijkheid en beveiliging

    Orbid ondersteunt bij het opzetten van een document- en rechtenstructuur die ervoor zorgt dat de juiste documenten gemakkelijk toegankelijk zijn voor de juiste mensen. Dit verhoogt niet alleen de productiviteit, maar zorgt ook voor een veilige omgeving waarin vertrouwelijke informatie alleen toegankelijk is voor geautoriseerde personen.

  • Optimalisatie van zoekfunctionaliteit

    Door het aanbrengen van een duidelijke structuur en juiste classificatie van documenten, zorgt Orbid ervoor dat zoekmachines efficiënt kunnen werken. Daarnaast biedt Orbid geavanceerde tools zoals Copilot, die de zoekmachines naar een nog hoger niveau tillen en de intelligentie ervan verbeteren. Dit zorgt voor een snellere en nauwkeurigere zoekervaring voor gebruikers, waardoor ze gemakkelijk het juiste document kunnen vinden tussen alle andere documenten.

  • Eén versie van de waarheid

    U kan al uw documenten op een centrale plaats bewaren zodat u beschikt over één versie van de waarheid. De ‘spreadsheet hell’ is dus definitief verleden tijd.

Document management

Bekijk onze webinar ‘Productivity hacks in Office 365: hoe SharePoint u kan helpen om efficiënter te werken’

Ontdek Docuware

DocuWare en SharePoint zijn beide softwareoplossingen voor het beheren van documenten en het faciliteren van samenwerking binnen organisaties, maar er zijn enkele belangrijke verschillen tussen hen: terwijl beide platforms zich richten op het beheren van documenten en het bevorderen van samenwerking binnen organisaties, verschillen ze in hun focus, integraties, aanpasbaarheid en prijsstelling. Het juiste platform voor een specifieke organisatie hangt af van de specifieke behoeften, budget en bestaande IT-infrastructuur.

Ontdek Docuware

Neem contact op met onze experten

Ontdek onze andere diensten