Besoin d'efficacité
"Lorsque qu'un technicien se rendait chez un client pour réparer un équipement, il documentait tout sur papier. Pour chaque pièce de rechange remplacée, l'ingénieur notait manuellement le code et le client signait un document distinct pour chaque pièce. Nous donnions une copie au client et les rapports originaux étaient envoyés ou apportés au siège. Ce n'est qu'après que nous pouvions traiter ces rapports en interne", explique Ives Stremersch, responsable du service.
"Les clients s'attendaient de plus en plus à de l'efficacité et souhaitaient recevoir les rapports en ligne. En interne, nous avions également besoin de digitaliser notre administration pour gagner du temps."
Digitalisation via SharePoint et Power Automate
Le responsable informatique, Jürgen Priem, avait déjà eu des expériences positives avec Orbid. "C'est pourquoi nous avons fait appel aux experts d'Orbid pour intégrer Sharepoint et travailler en complément avec Power Automate. L'application Power utilisée par nos quatre ingénieurs envoie automatiquement des données vers SharePoint et vice versa", explique Ives.
"Lorsqu'une demande d'intervention est reçue, elle apparaît sur l'application smartphone des techniciens. Celui qui voit la demande en premier peut la prendre en charge."
"Grâce à l'application, nous gagnons beaucoup de temps en interne et le technicien travaille de manière beaucoup plus efficace. Il peut scanner la pièce de rechange via un code QR pour éviter les erreurs. Le rapport de service est créé numériquement, le client signe le rapport une seule fois via l'application et reçoit automatiquement une copie par e-mail. Le rapport est immédiatement transmis au service administratif pour traitement."