Nood aan efficiëntie
“Wanneer een technieker vroeger naar een klant ging om apparatuur te herstellen, documenteerde hij alles op papier. Voor elk wisselstuk dat vervangen werd, schreef de engineer de code manueel op en ondertekende de klant een apart document per wisselstuk. We gaven een kopie aan de klant en de originele rapporten stuurde de technieker op of bracht hij binnen op het hoofdkantoor. Pas nadien konden we deze rapporten intern verwerken”, aldus Service manager Ives Stremersch.
“De klant verwachtte steeds meer efficiëntie en wensten rapporten online te ontvangen. Ook intern hadden we nood aan digitalisering van onze administratie om zo meer tijd te winnen.”
Digitalisering via Sharepoint en Power Automate
De IT-manager, Jürgen Priem, had eerder al positieve ervaringen met Orbid. “Daarom hebben we de hulp ingeroepen van de experten van Orbid om Sharepoint te integreren en aanvullend te werken met Power Automate. De Power app die gebruikt wordt door onze vier engineers stuurt automatisch gegevens door naar Sharepoint en vice versa,” vertelt Ives.
“Wanneer een oproep tot interventie binnenkomt, verschijnt deze opdracht op de smartphone app van de techniekers. Degene die de opdracht eerst ziet, kan deze op zich nemen.”
“Dankzij de app besparen we heel intern wat tijd en werkt de technieker veel efficiënter. Hij kan via een QR code het wisselstuk inscannen zodat er geen fouten gemaakt worden. Het service rapport wordt digitaal aangemaakt, de klant tekent eenmalig het rapport via de app en ontvangt automatisch een kopie via e-mail. Het rapport wordt onmiddellijk doorgestuurd naar de administratieve dienst om te verwerken.”