Labo Maenhout mise sur l’excellence avec le logiciel QMS d’Orbid

Le Laboratoire Clinique Maenhout accompagne les médecins dans toutes les étapes : de la collecte des échantillons (sang, urine, etc.) à l’analyse en laboratoire, en passant par la remise de rapports précis. Thomas Maenhout, biologiste clinique et dirigeant : « Nous entretenons une relation très étroite avec les médecins. Notre rôle ne se limite pas à fournir des analyses irréprochables, nous voulons aussi être une véritable ressource pour eux. En cas de résultats inhabituels, nous prenons immédiatement contact. Nous proposons des collectes de sang en soirée et permettons aux médecins généralistes de demander des analyses en ligne. Dans notre service rapide et de qualité, l’informatique joue un rôle central. »

Thomas Maenhout poursuit : « Dès 1999, nous avons commencé à développer notre propre système d’information de laboratoire, une sorte d’ERP sur mesure. Il regroupe toutes les données : échantillons, médecins, patients, rapports, tests, etc. Chaque prélèvement reçoit un code-barres unique à l’enregistrement et est automatiquement dirigé vers l’appareil d’analyse approprié. Les rapports sont envoyés aux médecins via un système de messagerie sécurisé. Ils peuvent consulter les résultats sur un serveur web protégé et les intégrer au dossier médical du patient. Notre laboratoire fonctionne en grande partie de manière automatisée. Bien que le secteur des laboratoires médicaux ait toujours été à la pointe de l’innovation technologique, nous constatons que le rythme des évolutions s’accélère : les appareils deviennent plus rapides, plus précis et plus intelligents. »

La qualité est la priorité absolue du laboratoire. Le Laboratoire Maenhout investit dans des standards de qualité reconnus au niveau national et international. Maaike Godefroid, biologiste clinique, explique : « Chaque processus doit être décrit avec précision et connu de tous les collaborateurs. Il faut un système documentaire bien structuré, permettant de tout tracer et prouver. Par exemple : qui a réalisé telle analyse pour le patient X, avec quel appareil, il y a deux ans ? »

Pour gérer l’ensemble de notre système qualité, nous avions besoin d’un outil informatique performant. L’ancien logiciel, conçu pour les hôpitaux, était trop rigide pour nos besoins spécifiques. Nous avons donc opté pour une solution flexible, sans coûts de licence excessifs, en construisant notre système qualité dans l’environnement Microsoft 365, via SharePoint.

Après avoir évalué plusieurs partenaires, nous avons choisi Orbid pour développer notre système. Grâce à leur solution QMS FIT, nous avons pu le déployer rapidement. Ce système centralise toutes les informations essentielles : manuel qualité, fonctionnement des appareils et des analyses, logiciels utilisés, méthodes et rapports de validation, etc. Les documents sont soumis à un contrôle de version, un suivi des modifications et un processus d’approbation. Nous avons également intégré la gestion des équipements, ce qui nous permet de suivre leur entretien.

Les experts d’Orbid ont su adapter le système à notre réalité. Par exemple, pour le suivi des tâches, nous utilisons l’outil Planner de Microsoft plutôt qu’Outlook, car la plupart de nos collaborateurs ne travaillent pas constamment sur ordinateur. Planner nous offre une meilleure vue d’ensemble. Nous envisageons aussi d’intégrer nos processus RH et la gestion des plaintes dans ce système QMS.

Thomas Maenhout: "Het grootste voordeel is dat we flexibel zaken kunnen toevoegen. Het systeem is laagdrempelig, makkelijk in gebruik en altijd up-to-date. Voor ons biedt de keuze voor een Microsoft-oplossing zoals SharePoint bovendien de nodige zekerheid en continuïteit. De QMS FIT van Orbid in SharePoint bood ons de perfecte basis om een systeem op maat van onze organisatie uit te werken. Orbid was de ideale sparring partner om mee na te denken over oplossingen voor ons."