Labo Maenhout gaat voor topkwaliteit met de QMS-software van Orbid

Klinisch Laboratorium Maenhout ondersteunt dokters van A tot Z: ze verzorgen de ophaling van ondermeer bloed- en urinestalen, voeren labo-analyses uit en leveren een correct rapport af. Zaakvoerder en klinisch bioloog Thomas Maenhout: "We staan heel dicht bij onze dokters. We gaan verder dan het afleveren van vlekkeloze analyses en rapporten, wij willen ook een klankbord zijn voor hen. Indien er markante resultaten zijn, nemen we onmiddellijk contact op met elkaar. We organiseren avondophalingen van bloedstalen en zorgen ervoor dat huisdokters online analyses kunnen aanvragen. In onze snelle en kwalitatieve dienstverlening neemt IT een heel belangrijke plaats in."

Thomas Maenhout: "Zo zijn we al in 1999 gestart met de uitbouw van ons 'Laboratory Information System', zeg maar ons ERP-pakket. Het bevat alle gegevens van stalen, artsen, patiënten, rapporten, testen, enzovoort. Elke staal krijgt bij registratie een unieke barcode en wordt automatisch naar het juiste analysetoestel verstuurd. De rapporten gaan via een versleutelde mailing naar de betrokken dokters. Zij kunnen deze resultaten raadplegen op een beveiligde webserver en toevoegen aan het medisch dossier van de patiënt. Ons labo werkt eigenlijk grotendeels geautomatiseerd. Hoewel de sector van medische labo's altijd al een pionier geweest is op het vlak van IT en innovatie, merken we wel dat de snelheid van de technologische evolutie alsmaar toeneemt. Zo worden de toestellen sneller, beter en slimmer."

Kwaliteit is de allerbelangrijkste prioriteit voor een labo. Labo Maenhout investeert in kwaliteit volgens nationale en internationale standaarden. Maaike Godefroid, klinisch bioloog: "Het komt erop neer dat elk proces tot in detail moet beschreven zijn en gekend moet zijn bij elke medewerker. Je moet een uitgebouwd documentatiesysteem hebben, waarbij je alles kan traceren en aantonen. Wie heeft met welk toestel twee jaar geleden een bepaalde analyse voor patiënt X uitgevoerd?

Om alles rond ons kwaliteitssysteem te beheren, hebben wij nood aan een degelijk IT-systeem. Vroeger beschikten we over een softwarepakket op maat van een ziekenhuis, maar voor onze noden als labo was het systeem te rigide. We wilden een flexibel systeem dat we kunnen aanpassen naar onze organisatie, zonder dat we daarvoor zware licenties moesten betalen. Wij hebben ervoor gekozen om een kwaliteitssysteem in een Microsoft 365-omgeving te bouwen, met SharePoint.

Na een analyse van verschillende partners hebben we gekozen voor Orbid om dit voor ons te ontwikkelen. Dankzij hun QMS FIT hebben we dit zeer snel kunnen uitrollen. In het QMS-systeem centraliseren we alle belangrijke info zoals een kwaliteitshandboek, een beschrijving van de werking van de toestellen en analyses, info over de programma's die we gebruiken, validatiemethodes en -rapporten, enzovoort. Op de documenten zit een versiebeheer, logging en een goedkeuringsflow. Daarnaast hebben we het systeem uitgebreid met toestelbeheer, zodat we bijvoorbeeld het onderhoud van onze toestellen kunnen opvolgen.

De Orbid-experten zijn zeer flexibel en hebben het systeem op onze maat aangepast. Zo werken we voor de opvolging van onze taken met de Office-tool Planner in plaats van Outlook. Eenvoudigweg omdat de meeste medewerkers hier weinig aan hun computer zitten. Planner biedt voor ons een beter alternatief om een centraal overzicht van taken te krijgen. Vandaag bekijken we bovendien de mogelijkheden om onze HR-processen en ons klachtenmanagement toe te voegen aan ons QMS-systeem."

Thomas Maenhout: "Het grootste voordeel is dat we flexibel zaken kunnen toevoegen. Het systeem is laagdrempelig, makkelijk in gebruik en altijd up-to-date. Voor ons biedt de keuze voor een Microsoft-oplossing zoals SharePoint bovendien de nodige zekerheid en continuïteit. De QMS FIT van Orbid in SharePoint bood ons de perfecte basis om een systeem op maat van onze organisatie uit te werken. Orbid was de ideale sparring partner om mee na te denken over oplossingen voor ons."