“Als Noord Natie Terminals slaan we voor internationale klanten vloeistoffen op in onze opslagtanks”, zegt Sven Van Assche, Terminal Manager bij Noord Natie. “De goederen arriveren meestal per schip, waarna het onze verantwoordelijkheid is om ze over te laden naar vrachtwagens, spoorwagons en lichters.”
Zoektocht naar een nieuwe ERP-software
“Vandaag ervaren we een heleboel uitdagingen”, gaat Sven verder. “Vanuit alle richtingen krijgen we de vraag om processen te automatiseren, om onze workflows efficiënter en sneller te laten verlopen en sneller te communiceren met klanten, transporteurs en andere logistieke ondersteuners. Daarom doen we ook veel inspanningen om met de snelle evolutie in de digitalisering van de logistieke keten mee te gaan.”
“Een goede ERP-oplossing is voor ons cruciaal. Vroeger werkten we met een op maat gemaakt ERP-pakket, dat volledig afgestemd was op onze noden. De software was echter dringend aan vernieuwing toe en bovendien was er nog maar weinig support voor handen. Vandaar hebben we besloten om ons pakket volledig te vernieuwen."
Van contract naar order en van order naar facturatie
Kris De Roeck, IT Manager bij Noord Natie Terminals: “Noord Natie Terminals is een fit for purpose bedrijf. Met andere woorden: wij bouwen graag de dingen die we nodig hebben. Niet meer, maar ook niet minder. In onze zoektocht naar de nieuwe ERP hebben we eerst gekeken naar standaard ERP-oplossingen, maar al snel merkten we dat die niet altijd over de juiste en/of voldoende functionaliteiten beschikten. Bovendien was maatwerk sowieso steeds noodzakelijk. Omdat we graag onze manier van werken wilden behouden, hebben we uiteindelijk besloten om samen met Orbid - die ook een deel van onze IT-infrastructuur beheert - een ERP-software op maat te laten ontwikkelen. Zo benutten we onze sterktes optimaal en kunnen we er ook een concurrentieel voordeel uit halen.”
“De applicatie heeft de naam EOS gekregen en omvat het volledige proces van contract naar order en van order naar facturatie. Bovendien hebben we ook een aantal extra features laten implementeren om onze processen te ondersteunen. Denk aan contract management, het stockbeheer dat zowel fysieke stock, boekstock en douanestock bevat en bijvoorbeeld ook automatische facturatie.
Gestandaardiseerde aanpak van Orbid
“Bij Orbid hanteren we steeds een gestandaardiseerde aanpak voor maatsoftware”, vertelt Ronald De Leeuw, Operations Manager bij Orbid. “Na de planning van het project starten we met een analysefase waarbij we verschillende workshops houden met de klant om de vereisten in kaart te brengen.”
“Noord Natie heeft voor maatsoftware gekozen omdat ze zeer specifieke processen hebben, dus voor ons was het belangrijk dat we veel input hadden zodat we de juiste features konden bouwen. Ze hebben dan ook alle vereisten en processen goed neergeschreven en gedocumenteerd, zodat we zeer snel konden starten met de architectuur uit te werken.”
Van zodra de architectuur uitgewerkt is, start er een iteratief development proces. “De developers van Orbid zijn snel aan de slag kunnen gaan met het ontwikkelen van features. De personen van Noord Natie konden deze features meteen uittesten en gaven ons feedback wat er goed liep, waar er eventuele bugs waren en zaken die we nog moesten aanpassen ten opzichte van de initiële vereisten. Om erover te waken dat de impact op de timing van het project niet te groot zou zijn, hielden we ook een zeer nauw contact met de project manager van Noord Natie Terminals. Zo konden we steeds naar de deadline blijven toewerken.”
De switch naar de nieuwe applicatie
“Het resultaat is dat we bereikt hebben wat we willen bereiken.”, zegt Kris. “De switch van de oude applicatie naar de nieuwe EOS-applicatie, inclusief de integratie met alle andere systemen, hebben we samen met de collega’s van Orbid kunnen uitvoeren in één weekend, of beter gezegd in één dag. Bovendien zijn we binnen het vooropgesteld budget kunnen blijven en ook qua van development en oplevering zaten we binnen de timing. Enkel op het vlak van change management binnen onze organisatie hebben we nog wat extra inspanning moeten leveren, wat niet onlogisch is in een bestaande organisatie.”
In de toekomst staan er nog enkele extra features op de roadmap die we graag willen laten implementeren in onze ERP-applicatie. Zo focussen we ons nu voornamelijk op B2B-integraties met onze klanten, waarbij we een custom interface bouwen om orders te ontvangen en orderresultaten terug te sturen. Daarnaast zijn we bezig met het bouwen van een aantal extra applicaties voor stakeholders zoals custom agents, scheepsagenten en surveyors. Zo kunnen ook zij op een snelle, juiste en real-time manier hun gegevens raadplegen via een portaal."