Met hun wetenschappelijk onderzoek zorgt VIB voor belangrijke updates en innovaties op het vlak van onder andere mens & gezondheid, landbouw en milieu. Met meer dan 1700 wetenschappers uit meer dan 75 landen die werken aan de universiteiten in Leuven, Antwerpen, Gent, Brussel en Hasselt vormt dit onafhankelijk onderzoeksinstituut een unieke organisatie. Als je dat gegeven mixt met de steeds groeiende samenwerking met externe partijen en de snelle evolutie in het IT-landschap, dan krijg je verschillende specifieke uitdagingen op het vlak van IT.

Toen VIB aan Orbid de vraag stelde om een IT-strategie voor de toekomst uit te stippelen, bleek uit een eerste analyse dat er eerst nog enkele fundamenten moesten gelegd worden. In samenspraak werd beslist om op korte termijn te zorgen voor IT met impact vooraleer een roadmap te ontwikkelen voor een IT-strategie.

Hoe ging dit traject in zijn werk?

De Orbid-expert voerde in eerste instantie interviews met de verschillende IT-medewerkers, het management én sleutelgebruikers van de diverse business units. Hierbij werden ook verschillende universiteiten betrokken. Deze interviews verliepen gestructureerd aan de hand van een vijftal kernthema’s. Op deze manier brachten we de verschillende pijnpunten, wensen en opportuniteiten op het vlak van IT in kaart. Zo kwamen we tot een uitgebreide actielijst waarop we prioriteit gaven aan de belangrijkste verbeterpunten en -projecten.

De doelstelling van deze acties was om de IT-unit te laten uitgroeien tot een afdeling die:

  • gelijkwaardig is aan de andere afdelingen, met vertegenwoordiging op het directiecomité
  • naast het uitvoeren van operationele IT-taken de komende jaren ook moet inzetten op de digitale transformatie van VIB om zo een moderne werkplek uit te bouwen met als kernpunten het optimaal en veilig beheren van de enorme hoeveelheid data, het ontwikkelen van state-of-the-art VIB apps en het zorgen voor een modern webplatform
  • aangestuurd wordt door een IT-manager met relevante IT-kennis & ervaring, affiniteit met een organisatie zoals VIB én met een passie en inspirerend IT-ondernemerschap
  • kan rekenen op gemotiveerde en betrokken medewerkers

Van coaching tot ondersteuning

Om dit mogelijk te maken heeft Lumeron, een partner-organisatie van Orbid, via coaching de IT-medewerkers geholpen om hun rollen en verantwoordelijkheden helder en duidelijk vast te leggen. Samen gingen ze aan de slag om de IT-processen te optimaliseren en werd er ingezet op topics zoals zelfsturende teams, projectbeheer en projectportfoliobeheer.

De experten van Orbid HR Services werden op hun beurt ingeschakeld om vanuit het Orbid-netwerk een IT Manager aan te trekken die beantwoordt aan de vooropgestelde criteria. Niet veel later werd een ideale kandidaat gevonden die vandaag nog steeds leiding geeft aan het IT-team.

Ten slotte ondersteunde Orbid VIB nog bij enkele operationele IT-projecten om optimaal digitaal samen te werken. Zo werd ervoor gezorgd dat Skype for Business (vandaag ‘Teams’) vlot kan gebruikt worden als tool voor chatten, bellen en online video-meetings.

IT op volle kracht

De IT-afdeling draait vandaag op volle kracht en zorgt voor een duidelijke impact. Er wordt in de IT-strategie zoveel mogelijk rekening gehouden met de wensen en noden van alle medewerkers. Elke IT-medewerker weet wat hem te doen staat, beschikt over de nodige tools om dit mogelijk te maken en gaat elke dag enthousiast aan de slag om de business vooruit te helpen. Er staat een gepassioneerde, ervaren IT-manager aan het roer en enkele belangrijke operationele pijnpunten werden opgelost door middel van inspirerend leiderschap.

VIB is nu klaar om de komende jaren verder te streven naar een IT- en applicatielandschap afgestemd op de bedrijfsdoelstellingen en toekomstige IT-uitdagingen en -trends.

Ontdek onze diensten