“Nieuwe app biedt extra kansen aan maatwerkers” (WAAK)

Bij WAAK staan zo’n 2000 medewerkers in voor maatwerkoplossingen bij klanten. Dit gaat van metaalbewerking en assemblage via elektrische bedradingssystemen tot logistieke en onderhoudsdiensten. Net als vele andere ondernemingen zijn ze bezig aan een digitale transformatie van enkele kernprocessen. Niet enkel om een betere service aan klanten te kunnen bieden, maar in de eerste plaats om extra werk te genereren voor personen met een arbeidsbeperking.

“We willen enerzijds onze processen uniform maken voor alle magazijnen in onze drie vestigingen”, vertelt Lieven Wyffels, coördinator magazijnen. “Anderzijds willen we het werk zelf comfortabeler maken voor onze huidige magazijnmedewerkers met een beperking en andere medewerkers de mogelijkheid bieden om in het magazijn te kunnen werken. Om onze processen te optimaliseren, lieten we een audit uitvoeren door de experten van Orbid. Zij gaven een objectieve bevestiging van de pijnpunten die we zelf al aanvoelden. Samen definieerden we vervolgens een plan met verbeterpunten en concrete projecten, waaronder het automatiseren van ons magazijn.”

“Vroeger werd de volledige stroom aan inkomende en uitgaande goederen in ons magazijn op papier verwerkt. Een groot administratief en manueel werk, met weinig ingebouwde controles. Verschillende taken waren ook niet evident voor onze medewerkers. Orbid deed een hele reeks voorstellen om ons magazijnbeheer te optimaliseren in functie van hen.”

We hadden nood aan een scanningsapp, waarbij we alle producten konden scannen. Voor de ontwikkeling van de schermen op deze app klopten we aan bij de developers van Orbid. Samen met ons applicaties-team bespraken ze de gegevensoverdracht tussen de app en onze WMS maatsoftware.

"We zijn gestart met het automatiseren van de flow voor uitgaande goederen. Onze medewerkers scannen een picklijst en het systeem toont op welke plaats het artikel gepicked moet worden. Op die manier kunnen ze alle items verzamelen op een pallet en in de verzendzone plaatsen. Het systeem begeleidt de heftruckchauffeur tijdens het laden naar de juiste palletten voor transport. Alles verloopt dus realtime.

Eind 2018 hebben we de flow voor inkomende goederen geautomatiseerd. Via de app plaatsen onze medewerkers de goederen in het magazijn. Wanneer de productie de goederen nodig heeft, stuurt de scanner hen naar de juiste locatie. Afhankelijk van hoeveel producten de productie nodig heeft (volledige doos of per stuk) past het systeem de schermen aan waardoor de picker de juiste hoeveelheden scant en doorvoert naar de werkvloer. Ook hier verloopt alles realtime.

De scanningstool is volledig op maat van onze medewerkers. We hebben extra controles ingebouwd om het risico op fouten nog te verminderen. Zo wordt er automatisch gecontroleerd of alle producten mee zijn met de vrachtwagen en kunnen ze niets wijzigen aan de voorraden door per ongeluk op een verkeerde knop te duwen."

Lieven Wyffels: "In het begin hadden sommige collega’s wat aanpassingsproblemen. Zij moesten een volledig nieuwe manier van werken en denken aanleren. Je moet mensen leren omgaan met een scanner, terwijl ze mentaal nog in het oude systeem zitten. Als je op papier een flow niet volgt, heeft dat weinig gevolgen. Een digitale flow moet je wel volgen. Change management was dus belangrijk in ons verhaal. Ondertussen kan iedereen er vlot mee werken. Ook de verantwoordelijken zijn tevreden. Zij kunnen evolueren van een uitvoerende rol naar een meer coachende rol, en kunnen dus meer met mensen bezig zijn. Wat volledig past in de missie van WAAK.

We investeren daarnaast veel tijd in het opleiden van onze mensen. De collega’s uit ons magazijn gingen bijvoorbeeld naar ons opleidingscentrum om te leren werken met de scanner. Voor nieuwe medewerkers werd de opleiding Magazijnier uitgewerkt waarnaast scannen o.a. ook aangeleerd wordt hoe men veilig kan stapelen."

“Het project met Orbid verliep heel vlot. We konden makkelijk communiceren en bijsturen waar nodig. Naast ondersteuning op het vlak van onze magazijnprocessen en WMS maatsoftware, werken we vandaag ook samen met Orbid voor onze magazijn IT-infrastructuur. Zij zijn het eerste aanspreekpunt voor de configuratie van onze hardware en eventuele IT-issues. Elke medewerker van Orbid die bij ons over de vloer komt is heel professioneel en vriendelijk. Ze kennen hun vak en vertalen dit op een duidelijke manier naar ons.”