Waarom is Microsoft Copilot Studio belangrijk?
Een studie van Gartner toont aan dat we vandaag gemiddeld 30% van onze tijd verliezen met het zoeken naar informatie. Een hoog cijfer, maar net daarin kunnen copilots ons ondersteunen. Copilots vinden eenvoudig informatie op plekken waar wij zelfs nog niet aan dachten, denk bijvoorbeeld aan een document met belangrijke info waarvan je niet wist dat het bestond.
Daarnaast zorgen copilots er ook voor dat we informatie uit verschillende bronnen kunnen combineren en zo tot nieuwe inzichten komen. Zo kunnen ze vragen beantwoorden op basis van verschillende documenten, zelfs als de conclusies nog niet expliciet zijn uitgeschreven.
Chatbot vs Copilot, wat is het verschil?
Hoewel de termen chatbot en copilots vaak door elkaar gebruikt worden, is er toch een verschil. Traditionele chatbots, zoals Billie van Bol.com, vereisen vooraf gedefinieerde vraag- en antwoordcombinaties. Met andere woorden: medewerkers moeten zelf de vragen en bijhorende antwoorden aanmaken in de chatbot zodat die deze kan gebruiken. Dit proces was vaak zeer intensief en dekte bovendien niet alle mogelijke vragen af.
Dankzij generative AI werken we op een volledig nieuwe manier, waarbij de inspanning om een copilot te bouwen lager ligt dan bij het maken van een chatbot. Copilots kunnen documenten zelf lezen, interpreteren en begrijpen waardoor ze dynamischer en efficiënter zijn. Ze slagen er ook in om informatiebronnen te integreren en op basis daarvan hun antwoord te formuleren.
Enkele voorbeelden van copilots die je kan gebruiken
Copilots kan je inzetten voor verschillende toepassingen, zoals:
-
IT-Helpdesks
Medewerkers kloppen voor hun IT-vragen snel aan bij de IT-helpdesk. Hoe werkt een bepaalde software? Hoe kan ik MFA instellen? Of hoe krijg ik toegang tot een bepaald bestand? In plaats van een IT-medewerker te raadplegen, kan een copilot je direct antwoorden geven op basis van bestaande handleidingen en procedures.
-
HR-processen
Naast de traditionele IT-vragen, komen er ook heel wat vragen terecht bij de HR-afdeling van organisaties. Denk aan voorbeelden zoals hoe je verlof kan aanvragen, wat je moet doen voor het onderhoud van je wagen of hoe je een opleidingsaanvraag kan indienen. Dankzij een copilot HR-buddy kan je HR-afdeling veel tijd besparen en focussen op het persoonlijkere contact met de collega’s.
-
Kennisdatabases
Binnen een organisatie zit veel kennis vaak verspreid over verschillende afdelingen en documenten. Welke stappen moet je ondernemen om een bepaalde machine te onderhouden? Hoe hebben we in een vorig project een proces aangepakt? Via een copilot kan je de juiste kennisdocumenten snel terugvinden en nieuwe inzichten creëren door informatie te combineren.
-
Productdatabases
Voor productieorganisaties kan een copilot helpen bij het vinden van alternatieve onderdelen of het snel beantwoorden van vragen over producten en voorraad. Denk bijvoorbeeld aan het scenario waar je op zoek bent naar een vijs voor een toestel, maar die is niet meer beschikbaar. Copilot kan je meteen aan de hand van andere documenten vertellen welke alternatieve vijs je hiervoor kan gebruiken.
Hoe creëer je een copilot via Copilot Studio?
Bij Orbid hanteren we steeds vier stappen bij het bouwen van een copilot in Copilot Studio:
- Bouwen: In enkele minuten kunnen we een basis-copilot opzetten met een aantal topics. De copilot slaagt er automatisch in om een aantal basisvragen en -antwoorden te definiëren.
- Verrijken: Is een basis-copilot niet voldoende, dan kunnen we extra aanpassingen doorvoeren. Zo kunnen we extra databases toevoegen, visualities aanpassen of bepaalde processen integreren aan de hand van workflows, connectors en API’s. Zo kan je meteen ook linken leggen naar andere systemen zoals een publieke website of andere interne documenten. Bovendien kan je ook Power Automate integreren om extra workflows op te richten.
Voldoet dit nog niet aan je wensen, dan heb je ook de mogelijkheid om aan de hand van custom development met Azure en Azure Studio de copilot verder te verrijken. - Publiceren: De copilot stellen we beschikbaar via verschillende kanalen zoals Teams, SharePoint en externe websites.
- Beheer & Verbeter: Eenmaal de copilot gepubliceerd is, kunnen we deze continu monitoren en verbeteren. In Microsoft Copilot Studio zit er standaard een analysemodule die gegevens bijhoudt rond de tevredenheid en het succes van de bot.
Copilot-ondersteuning via Orbid
De developers van Orbid bieden ondersteuning bij het bouwen van copilots, van eenvoudige out-of-the-box oplossingen tot uitgebreide custom development projecten. We starten altijd met een intakegesprek om de functionele en technische vereisten op te lijsten en de beste aanpak te bepalen. Vervolgens bouwen, implementeren en testen we de bots uitvoerig met een pilootgroep. Na de lancering monitoren en verbeteren we samen met jou de bot op basis van de verkregen feedback.
Contacteer ons
Met Copilot Studio kun je de efficiëntie en productiviteit van je organisatie aanzienlijk verbeteren door slimme, op maat gemaakte oplossingen te creëren. Of het nu gaat om het ondersteunen van je helpdesk, HR-processen of het beheren van kennis- en productdatabases, Copilot Studio biedt de tools die je nodig hebt om je organisatie naar een hoger niveau te tillen.
Voor meer informatie, contacteer gerust onze experten. Wij helpen je graag verder.